Das Fax galt über viele Jahre hinweg als wichtigstes Kommunikationsmittel. Allerdings haben die modernen Medien wie das Smartphone und die Email sowie schnell All-IP Internetanschlüsse das Fax immer mehr verdrängt. Oft werden klassische Fax-Geräte von heutigen Internetanschlüssen gar nicht mehr weiteres unterstützt. Dennoch ist die Faxübertragung noch bei vielen Nutzern beliebt. Der folgende Ratgeber informiert darüber, wie sich das Fax im digitalen Zeitalter weiterhin nutzen lässt.
FAX wird durch digitale Dienste verdrängt
Bis vor wenigen Jahren gehörte das Fax zu den beliebtesten Kommunikationsmitteln, um Texte schnell und einfach an andere zu senden. Mittlerweile ist das Fax in Vergessenheit geraten und kommt fast nur noch in der geschäftlichen Kommunikation zum Einsatz. Allerdings verliert es auch dort immer weiter an Stellenwert. Daran ist vor allem das veränderte Kommunikationsverhalten Schuld. Dank moderner Technologien und schneller Internetanschlüsse erfolgt die Kommunikation mit anderen heutzutage vor allem per Email, Messenger oder SMS. Das klassische Fax nutzen nur noch wenige.
Oft ist das auch gar nicht mehr so einfach. Denn viele moderne All-IP Anschlüsse, bei denen Telefon und Datenübertragung über das Internet laufen, können mit Faxgeräten nicht mehr optimal arbeiten. Wer ein solches Gerät dennoch nutzen will, kann es meist nur über Umwege verbinden. Deshalb verzichten auch immer mehr Unternehmen auf ein Fax und stellen die Kommunikation auf digitale Optionen um.
Kündigung vor allem per FAX beliebt
Während jüngere Nutzer das Fax nur vom Hören-Sagen kennen, nutzen vor allem ältere Menschen noch immer gern diese Sendeoption. Zum Beispiel zum Versenden von Kündigungen. Denn anders als beim Brief gilt ein Fax mit der erfolgreichen Übertragung als zugestellt. Das heißt, die Kündigung ist erfolgreich eingegangen. Ein Verlust auf dem Postweg oder ähnliches Verhinderungen sind nicht möglich. Außerdem bietet die Faxbestätigung einen direkten Nachweis der fristgerechten Absendung. Seit einigen Jahren gilt für Kündigungen nicht mehr die Schriftform, sondern die Textform. Dadurch ist eine Kündigung nun auch formlos per Email oder Kontaktformular möglich. Einen eigenhändige Unterschrift oder ein ausgedrucktes Stück Papier sind für eine ordnungsgemäße Kündigung nicht mehr notwendig. Eine Email oder eine entsprechende Nachricht über das Kontaktformular der Anbieter genügen. Natürlich sollte auch hier auf die Wahrung der Frist geachtet werden.Faxen per All-IP Anschluss
Während Faxgeräte mit alten Telefonanschlüssen meist problemlos liefen, können die neuen All-IP-Anschlüsse, wie sie beispielsweise die Telekom verwendet, zu Problemen führen. Das liegt an den verschiedenen Standards, die hier genutzt werden, und die zum Teil zu Diskrepanzen mit den Standards der Faxgeräte führen. Vor allem ältere Modelle stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Dennoch lassen sich viele Faxgeräte auch mit einem All-IP Anschluss nutzen, bedürfen zum Teil jedoch etwas Nacharbeit.
Allgemeine Einstellungen oder Anleitungen, wie ein Faxgerät am IP-Anschluss funktioniert, gibt es jedoch nicht. Hier sollten sich Nutzer – am besten im Vorfeld – darüber informieren, ob und wie das Gerät und der Anschluss zusammenpassen und welche Einstellungen notwendig sind. Oft kann hier auch der Support des Anbieters helfen. Die Telekom bietet eine Hilfe-Seite für den Faxempfang. Auch für den Faxversand gibt es Lösungen im internen Hilfe-Forum.
Digitaler Faxversand inklusive Nachweis
Als Alternative zum regulären Faxversand haben sich über die Jahre verschiedene digitale Optionen etabliert. Dadurch sind Faxe auch im digitalen Zeitalter möglich, ohne das dafür überhaupt ein Faxgerät notwendig ist. Vor allem Unternehmen nutzen häufig die digitalen Wege, um Faxe an Kunden und Partner zu senden. Aber auch Privatpersonen können digital weiterhin das gewohnte Fax versenden – inklusive Versandbestätigung.
Über den Router
Viele Router bieten von Haus aus eine Faxfunktion, die sich bei Bedarf aktivieren lässt. Das ist vor allem dann praktisch, wenn das reguläre Faxgerät nicht mehr funktioniert oder nicht mit dem neuen Anschluss kompatibel ist. Nutzer sollten jedoch vorab prüfen, ob der gewünschte Router über eine solche Option verfügt, sofern diese genutzt werden soll. Ist das der Fall kann die Freischaltung in der Regel einfach und schnell in den Einstellungen des Geräts vorgenommen werden. Hier empfiehlt sich ein Blick in die Bedienungsanleitung.
Per E-Mail
Eine Faxfunktion ist häufig Teil vieler Email-Accounts und wird von den Mailprovidern angeboten. Nicht immer jedoch kostenfrei. Bietet der eigene Anbieter eine Faxoption an, lässt sich diese meist ähnlich einer Email nutzen. Das heißt, dass Texte sowie Anhänge in ein Textfeld eingetragen werden und das Fax anschließend gesendet wird. Anders als bei einer Mail jedoch an eine Faxnummer und nicht an eine Emailadresse. Der Empfang von Faxen gestaltet sich ähnlich. Diese werden wie eine Email digital empfangen und einem Posteingang angezeigt. Dort können sie abgerufen, gespeichert, gedruckt und weitergeleitet werden.
Per Smartphone/Tablet
Die Verbreitung von Smartphones und Tablets hat den erfreulichen Nebeneffekt, dass auch diese Geräte als Faxersatz dienen können. Denn viele Anbieter wie z.B. eFax.de haben sogenannte Fax-Apps im Angebot, mit denen sich Dokumente, Bilder und Co. schnell und einfach faxen lassen. Oft reicht es dabei, das zu faxende Dokument einfach mit der Kamera des Geräts abzufotografieren. Das Senden und Empfangen wird über das mobile Datennetz oder das WLAN-Netz vorgenommen. Allerdings sind die meisten Fax-Apps nicht kostenfrei nutzbar. Zwar ist der Download und die Installation ohne Gebühren möglich, das Senden und Empfangen der Faxe jedoch nicht. Welche Gebühren genau fällig werden ist unterschiedlich.
Per Sprachmailbox & Webdienste
Eine weitere Alternative zum Senden und Empfangen von Faxen stellt die Sprachmailbox dar. Dabei handelt es sich meist um Zusatzfunktionen der Mailbox, die sonst als eine Art Anrufbeantworter agiert. Zum Beispiel die Telekom Sprachbox, die Vodafone Mailbox und die o2 Sprachbox. Dabei funktioniere diese oft ähnlich wie die Faxnutzung per App. Denn auch hier erfolgt meist eine Weiterleitung der Faxe an eine Mailadresse oder der Abruf per App. Neben verschiedenen Apps bieten auch viele Webseiten einen Faxdienst an. Dadurch können online Faxe versendet und empfange werden. Dafür benötigen Nutzer lediglich einen PC oder Laptop mit Internetverbindung sowie einen Account beim jeweiligen Anbieter. Über Google sind zahlreiche Dienste zu finden. Zum Beispiel sipgate.de, PDF24 Fax, 2mail2 und simple-fax.de. Allerdings lohnt sich auch hier der Vergleich der Konditionen und Preise. Denn nicht immer sind alle Faxe kostenfrei.
FAQ zu den Fax-Alternativen
Lassen sich an All-IP-Anschlüssen Faxgeräte nutzen?
Je nach Gerät und Einstellungen die Faxnutzung an einem All-IP-Anschluss weiterhin möglich. Hier sollten Kunden jedoch vorab prüfen, ob ihre Peripherie dafür geeignet ist. Zum Beispiel über den jeweiligen Anbieter.
Gibt es Apps für die Faxnutzung?
Es gibt verschiedene Apps, die das Faxen über das Internet erlauben. Meist sind diese jedoch kostenpflichtig.
Welche Fax-Alternativen gibt es?
Faxen lässt sich alternativ über den Router, über Webdienste und Apps sowie über einige Email-Anbieter.
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